Evenement aanvragen

Online aanvragen

Wil je een evenement organiseren?

Wil je een optreden, wandeling, fietstocht, loopevenement, fuif, rommelmarkt,.. of een ander evenement organiseren? Fijn! Wij helpen je graag verder met de administratieve kant van de zaak want je hebt een toelating nodig van het lokaal bestuur.

Als organisator vul je een online aanvraagformulier in. Wij werken hiervoor met het evenementenloket EagleBe. Afhankelijk van het type evenement dat je wil organiseren, krijg je een opsomming van vragen waar je rekening moet mee houden bij de organisatie.

Zodra het formulier ingediend en verwerkt is krijg je, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, van ons de nodige vergunningen en info.

Wat is een evenement?

Dat staat bepaald in het algemeen politiereglement van de K-L-M zone. Onder evenement wordt verstaan: een publieke gebeurtenis, bijeenkomst of tijdelijke opstelling op openbaar en/of privaat terrein/gebouwen, met al dan niet betalende aanwezigen. Een dergelijke gebeurtenis of bijeenkomst kan verschillende oogmerken hebben: vrijetijdsbesteding, beleving van kunst, cultuur, muziek, sport, beurzen, markten, tentoonstellingen, circussen, braderijen, kermissen, feesten en vieringen,…

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?

Hou rekening met de aanvraagtermijn die zijn vastgelegd in het algemeen politiereglement van de K-L-M zone.

Uitzondering: aanvragen voor officiële wielerwedstrijden moeten 14 weken op voorhand ingediend worden.

Hoe kan je een aanvraag indienen?

Je gebruikt bij voorkeur Google Chrome

Maak een account aan via het evenementenloket. Dit heeft heel wat voordelen:

  • je hoeft je contactgegevens maar één keer in te geven
  • je hoeft je aanvraag niet in één keer in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.
  • je kan een aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.

Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen. 

Via mail krijg je een bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, ontvang je een mail met de vraag je dossier te vervolledigen. De diensten van het lokaal bestuur behandelen jouw aanvraag, verzamelen de nodige adviezen van de betrokken interne en externe diensten en brengen je via mail op de hoogte van de beslissing. Lees de documenten aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.

En wat nog? 

Bekijk ook zeker even alle informatie die je terug vindt bij de verplichtingen en check of je recht hebt op een extra subsidie. We bieden ook ondersteuning aan als je een zaal wil huren of materiaal wil ontlenen.

Fotos

  • foto: Aanvragen evenementen - schema

E-loket