Zelf iets organiseren

Aanvragen evenementen en activiteiten in Meise

De strijd tegen het coronavirus is nog steeds aan de gang. Op 20 augustus besloot de Nationale veiligheidsraad om de sociale bubbel van vijf vaste personen per gezin te verlengen tot eind september. Evenementen kunnen binnen met 200 man en buiten met 400 man doorgaan. Een overzicht van de laatste maatregelen vind je steeds op de website van het crisiscentrum.

Het bestuur erkent het belang van de evenementensector. Ze vraagt nu om voor elk evenement minstens twee weken op voorhand (14 kalenderdagen) een aanvraag te doen bij de gemeente. Het schepencollege zal dan beslissen, op basis van de ingediende plannen en informatie, of het evenement mag doorgaan of niet.

Een overzicht van wat je moet doen voor welk evenement vind je onderaan de pagina. 
Specifieke maatregelen voor sportevenementen vind je ook onderaan.

Wat moet je indienen als organisator van een evenement?

  • Het Covid Event Risk Model (CERM): Dit helpt evenementorganisatoren en lokale besturen om het veiligheidsrisico van een evenement in kaart te brengen. Zo kunnen ze evalueren onder welke voorwaarden het evenement veilig kan doorgaan.

    Het gratis online en dynamisch model bevat onder meer een vragenlijst en gedragscode die de veiligheidsmaatregelen en richtlijnen aangeven die kunnen en/of moeten genomen worden voor elk type evenement.

Het COVID Event Risk Model bestaat uit twee belangrijke delen:

  1. Het COVID Event Protocol is een gids voor alle eventorganisatoren actief in de publieke en of (non-)profitsector. Hierin vind je tal van maatregelen en deze kan je als handleiding gebruiken bij de voorbereiding van je evenement.
  2. Op basis van die regels zijn de twintig parameters van de COVID Event Scan opgesteld. Deze parameters omvatten 13 eventkenmerken en 7 maatregelen. In het protocol zal er per parameter worden ingegaan op de wat, de waarom, de waar en de hoe.

Eens je event is uitgewerkt, kan je hierop de COVID Event Scan toepassen en berekenen hoe veilig je evenement is. Nadat je eenmalig een account hebt aangemaakt, kan je meerdere events invoeren en scannen. De scan is een vragenlijst met eenvoudige vragen waarbij alle parameters uit het protocol worden overlopen. Uiteindelijk berekent de scan de COVID-veiligheid van je evenement.

  • Het is naast het CERM ook verplicht om een draaiboek in te dienen van het evenement met: een plattegrond met de oppervlakte, de aanduidingen van waar eventueel de bar, podia, tafels, in- en uitgang zich situeren. Je maakt ook een circulatieplan op en geeft door wat de leeftijdsgroep is van de bezoekers. Je geeft best zoveel mogelijk informatie mee, zodat het bestuur jouw plan van aanpak kent.

  • Het feestdossier geldt nog steeds. Als dit van toepassing is voor jouw evenement, vul je dit ook in. Het aanvraagformulier vind je onderaan de pagina. 

Hoe vraag je een evenement aan?

Je stuurt bovenstaande zaken door naar secretariaat@meise.be. Elke aanvraag wordt afzonderlijk behandeld. Ook de politie zal steeds om advies gevraagd worden. Nadien kan deze aanvraag al dan niet af- of goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen. Een afschrift wordt nadien aan je bezorgd.

Waar moet je rekening mee houden?

  • Op het evenement is er registratieplicht. Zorg ervoor dat je de bezoekers kan contacteren moest iemand in aanraking zijn gekomen met COVID-19.
  • Houd je aan de bubbel van je eigen gezin met 5 steeds dezelfde personen.
  • Een mondmasker dragen is verplicht voor iedereen ouder dan 12 jaar. Wanneer het dragen van een mondmasker of elk alternatief in stof niet mogelijk is omwille van medische redenen, mag een gelaatsscherm worden gebruikt.
  • Het maximum aantal aanwezigen is 200 binnen en 400 buiten.
  • Je sluit net zoals bij cafés, bars en restaurants de deuren om 1u ’s nachts.
  • Houd je aan de voorzorgsmaatregelen en volg het COVID Event Protocol:
    • Creëer 1,5 meter afstand tussen de gasten. Hiervoor kan je bijvoorbeeld gebruik maken van vloermarkeringen of wandelpaden;
    • Zet maximaal in op hygiëne: ontsmet alles voor, tijdens en na het evenement, draag mondmaskers, zet handgel ter beschikking, gebruik alternatieve menukaarten, werk met papieren doekjes, …;
    • Communiceer duidelijk naar je gasten toe: hang affiches op met de maatregelen;
    • Stimuleer elektronisch betalen.

Sportwedstrijden met publiek

Publiek bij indoor sportwedstrijden wordt sterk afgeraden. Indien de club alsnog publiek toelaat, dan mag de capaciteit van 35 toeschouwers niet overschreden worden in de Meisese indoor sportinfrastructuur en dienen dezelfde maatregelen door de club genomen worden zijnde registratieplicht, corona-steward, signalisatie. 

Voor publiek bij outdoor sportwedstrijden wordt er een onderscheid gemaakt of er meer of minder dan 100 betrokkenen zijn. Opgelet, onder ‘betrokkenen’ valt iedereen op de locatie, dus deelnemers, toeschouwers, vrijwilligers, coaches, scheidsrechters e.d. 

-/= 100: Voor wedstrijden tot 100 betrokkenen 

De club voldoet aan de registratieplicht, voorziet een corona-steward en zorgt voor afdoende en duidelijke signalisatie. Al het nodige hygiënische materiaal wordt ook door de club voorzien.  

+100: Voor wedstrijden met meer dan 100 betrokkenen

We beschouwen dit in de gemeente Meise als een sportief evenement dat extra risico’s met zich meebrengt. Hiervoor gelden er bijkomende richtlijnen.  

Indien er outdoor sportwedstrijden worden georganiseerd met meer dan 100 aanwezigen wordt er bijkomend verwacht: 

  • Duidelijk uitgewerkt spreidingsplan dat rekening houden met de bovenstaande verwachtingen rond signalisatie: maximaal gescheiden groepen, opletten met staand publiek en inzetten op crowd control.  
  • Ingevulde Covid Event Risk Model (CERM). Ongeacht eventuele nieuwe maximum aantallen, zal de toepassing van het spreidingsplan voor de toeschouwers steeds de toets van het CERM moeten doorstaan. 

Deze aanvraag moet 14 kalenderdagen voor de aanvang van de wedstrijd doorgestuurd worden via secretariaat@meise.be. Elke aanvraag wordt afzonderlijk behandeld.  

Je vindt bij de bijlagen een overzicht van de coronamaatregelen en het maximum aantal aanwezigen bij evenementen.

Het is moeilijk in te schatten hoe de komende maanden zullen lopen. Alle updates en beslissingen vind je op www.meise.be. Voor algemene informatie kan je terecht bij www.info-coronavirus.be.

#MeiseTegenCorona

E-loket

Deel deze pagina