Corona - nieuwsbrief personeelsleden - 24/03/2020

Corona - Nieuwsbrief personeelsleden – 24/03/2020

Algemene federale richtlijnen coronavirus COVID-19

De voorbije week was een week zoals we nog nooit meemaakten. We werkten met man en macht om onze essentiële dienstverlening te kunnen blijven aanbieden en toch de maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan strikt op te volgen. Bedankt aan iedereen die zich hier mee voor inzet!

In deze nieuwsbrief geven we enkele richtlijnen mee.

We wensen iedereen ook veel moed in deze verwarrende tijden. Houd het hoofd koel, zorg voor jezelf en voor je familie.

Waar vind je alle informatie voor personeelsleden?

Er kwamen heel wat richtlijnen en informatie over de maatregelen voor alle personeelsleden. Het overzicht hiervan kan je raadplegen op onze website:

https://www.meise.be/thema/2989/coronavirus---maatregelen-personeel 

Ook deze nieuwsbrief en verdere richtlijnen, kan je hier altijd zien.

Welke dienstverlening?

Onze diensten bieden essentiële dienstverlening aan. Dit kan voor elke dienst verschillend zijn.

Administratief Centrum

Het Administratief Centrum is gesloten. De diensten werken wel via e-mail en telefoon. Voor uiterst dringende zaken, kunnen inwoners een afspraak maken. De onthaalbalie is bemand en de onthaalmedewerkers verwijzen onze inwoners zo goed mogelijk door naar de juiste diensten.

Technische dienst

De technische dienst werkt door. Er werden heel wat maatregelen genomen zodat iedereen kan werken volgens de regels van social distance. Je kan ze raadplegen via volgende link: https://www.meise.be/download.ashx?id=29030.pdf.

Sociale dienst

De sociale dienst is gesloten. De maatschappelijk werkers werken verder via e-mail en telefoon. Voor heel dringende zaken, kunnen inwoners op afspraak langskomen.

Poetsdienst

De poetsdienst werkt op alle locaties waar nodig is. Er werden verschillende maatregelen genomen om te kunnen werken volgens de regels van social distance.

Dienstencentrum De Spil

De cafetaria van ldc De Spil is gesloten. Er worden geen maaltijden geserveerd en er zijn geen activiteiten.

Het dienstencentrum levert wel maaltijden aan huis en startte een boodschappendienst op.

De thuiszorgdiensten blijven hun dienstverlening aan huis verzorgen, rekening houdend met de veiligheidsmaatregelen en de regels van social distance.

Woonzorgcentrum Residentie Van Horick

Het woonzorgcentrum is afgesloten. Om de bewoners te beschermen, is er geen bezoek meer toegelaten.

Zwembad en sportinfrastructuur

Het zwembad De Wauwer en alle sportinfrastructuur zijn gesloten.

GC de Muze van Meise

Alle voorstellingen in GC de Muze van Meise zijn afgelast.

Bibliotheek

De bibliotheek is gesloten, maar organiseert vanaf vrijdag 27/03 een afhaaldienst. Tussen 10 en 12 uur kan je telefonisch of per e-mail materialen aanvragen nadat je op de website hebt gecheckt of het materiaal in de bibliotheek aanwezig is. De medewerkers van de bib verwittigen dan wanneer de materialen klaarliggen en je deze kan komen ophalen.

Scholen

De scholen zijn gesloten, maar voorzien wel opvang voor kinderen van ouders die:

  • werken in de gezondheidszorg
  • werken in een essentiële publieke sector
  • geen andere mogelijkheid hebben dan de kinderen door de grootouders, ongeacht hun leeftijd, te laten opvangen.

Thuiswerken

In de diensten waar dit mogelijk is, werken medewerkers zoveel mogelijk van thuis uit. We verwachten dat iedereen doet wat binnen de mogelijkheden ligt en wat met de leidinggevende is afgesproken.

• De algemene praktische richtlijnen kan je altijd nalezen op de website: https://www.meise.be/thema/2989/coronavirus---maatregelen-personeel

• Onze organisatie is er qua materiaal niet op voorzien om zoveel mensen tegelijkertijd van thuis uit te laten werken. We rekenen dan ook op jullie soepelheid om gebruik te maken van je eigen computer, internet en telefoon.

• Wie thuiswerkt, prikt nu elektronisch via de prikklok. Je mag (in samenspraak met je leidinggevende) volgens flexibele uren werken. Vergeet wel niet om glijtijd aan te vragen op momenten in de stamtijd dat je niet aan het werk bent.

• Zorg ervoor dat je telefonisch bereikbaar bent. De richtlijnen voor het doorschakelen van je telefoon, staan ook op de website.

• Voor dringende zaken, kan je altijd opgeroepen worden om toch naar je werkplaats te komen.

Tips om thuis te werken:
• Voel je thuis op je werkplek
• Richt je thuiswerkplek goed en praktisch in zodat je je werk- en privé-leven kan afschermen. Een vaste werktafel en verstelbare bureaustoel zijn een must.
• Houd regelmaat en routine in je werkdag.
• Neem pauzes.

Hoe je deze tips praktisch uitvoert, lees je hier: https://www.meise.be/download.ashx?id=29041.pdf


Wat verwachten we van jullie?

In deze uitzonderlijke tijden verwachten we dat iedereen in het mate van het mogelijke zijn werk doet. Dat alles natuurlijk volgens de veiligheidsmaatregelen en volgens de regels van social distance.

Het is mogelijk dat je in deze periode opdrachten krijgt die niet tot je normale takenpakket behoren. Uitzonderlijke omstandigheden vragen om uitzonderlijke maatregelen en uitzonderlijke inspanningen. We willen bij deze nogmaals de medewerkers bedanken die een uitzonderlijke inzet en flexibiliteit tonen om onze organisatie zo goed als mogelijk te laten functioneren.

We doen alvast een beroep op jullie betrokkenheid om na deze coronacrisis heel snel opnieuw een volwaardige dienstverlening te kunnen opstarten voor onze burgers. Het zal meer dan ooit nodig zijn om onze rol op te nemen en het maatschappelijk leven zoveel mogelijk te stimuleren en op de rails te krijgen.

Wat met gepland verlof?

• De regel dat je je verlof van vorig jaar voor 1 mei moet opnemen, blijft gelden.

• Heb je al verlof voorzien in de periode tot 5 april? Dan neem je deze dagen op zoals voorzien. Als je om werkredenen of omdat je vakantie niet kan doorgaan, je verlof wilt annuleren, bespreek je dit met je diensthoofd.

Crisisteam

Het crisisteam coronavirus komt sinds donderdag 12 maart elke dag samen (fysiek of via videoconferentie).

Het crisisteam verzorgt de coördinatie van de maatregelen die de overheid oplegt en van de organisatie van onze essentiële dienstverlening.

Volgende personen maken deel uit van het crisisteam:
• Gerda Van den Brande (burgemeester)
• Caroline De Ridder (algemeen directeur)
• Erwin De Clerck (schepen van gezondheid, onderwijs, communicatie, middenstand en ICT)
• Wim Van Campenhout (noodplanningscoördinator en diensthoofd technische dienst)
• Elien Luypaert (beleidsmedewerker en coördinator ondersteunende diensten)
• Leen Peltyn of Sarah Van Evercooren (communicatieverantwoordelijken)
• Steffi De Vadder (deskundige personeelszaken)
• Sven Willemen (systeembeheerder, dienst ICT)
• Lore De Bondt (diensthoofd vrije tijd)

Al naar gelang de zaken die aangekaart worden, komen hier nog andere personen bij.

Enkele korte mededelingen

• Vergaderen: fysieke vergaderingen moeten zoveel mogelijk beperkt worden. Enkel voor uiterst dringende zaken die niet via telefoon of videoconferentie kunnen gebeuren én met strikte opvolging van de regels van social distance kunnen vergaderingen doorgaan. Vraag hiervoor altijd toestemming aan Caroline De Ridder. De organisatie werkt momenteel een platform uit voor videoconference. We zullen werken met zoom.us. Hiermee kan je een videoconferentie houden met meerdere personen. Tot de 40e minuut is dit platform gratis. Wie wil, kan dit platform nu al eens testen door een account aan te maken. Dit kan zowel via de App ‘zoom’ op je smartphone als via de website https://zoom.us/. In de loop van de week komt er ook een handleiding voor alle medewerkers. We kopen ook enkele betalende accounts aan. Deze zullen we verdelen in de organisatie zodat iedereen hier gebruik van kan maken. .

• Attest werkverplaatsingen: wie dat wenst, kan een attest werkverplaatsingen aanvragen bij de personeelsdienst via personeelsdienst@meise.be of 02 892 20 70.

• Functioneringsgesprekken: de functioneringsgesprekken moeten zoveel als mogelijk doorgaan. Je krijgt hiervoor wel de tijd tot 30 juni 2020. Functioneringsgesprekken kunnen ook via telefoon of videoconferentie plaatsvinden.

• Loonstroken: Er zullen geen loonstroken zijn deze maand. Cipal Schaubroeck heeft ons laten weten dat onze personeelsleden geen loonstroken zullen ontvangen aan het einde van de maand.

• Soep: Voorlopig wordt er geen soep meer geleverd. Dit omwille van de coronamaatregelen.

• Materiaal woonzorgcentrum: Het woonzorgcentrum Residentie Van Horick krijgt af en toe de vraag om materiaal zoals handgel, handschoenen of mondmaskers te voorzien voor andere diensten. Het woonzorgcentrum heeft hiervan zelf een schaarse stock en kan geen andere diensten meer bevoorraden. Het woonzorgcentrum moet zelf heel zuinig met de stock omgaan om niet in nood te geraken.

Vragen?

Voor vragen of bijkomende uitleg over de maatregelen kan je in de eerste plaats terecht bij je leidinggevende. Als deze je niet kan verderhelpen, kan je terecht bij één van de leden van het crisisteam.

Openingsuren & contact

dienst Communicatie
adres
Tramlaan 81861 Meise
Tel.
02 892 20 90
e-mail
communicatie@meise.be

Openingsuren

Vandaag
Op afspraak: 8.00 - 11.45 uur

Deel deze pagina