Audit Vlaanderen is een agentschap van de Vlaamse overheid dat lokale besturen ondersteunt bij hun ‘organisatiebeheersing’. Dit agentschap helpt lokale besturen om hun opdracht zo effectief, kwaliteitsvol, efficiënt en integer mogelijk te realiseren. Lokale besturen ontwikkelen daarvoor, net zoals bedrijven dat doen, een visie en een plan. Dit is een continu proces waar een bestuur non-stop moet over blijven waken. De onafhankelijke audit van het agentschap helpt het bestuur om de pluspunten en de minpunten in haar werking onder de aandacht te brengen.

Het gemeentebestuur vindt het belangrijk om transparant te communiceren naar de bevolking over het auditrapport. Audit Vlaanderen erkent duidelijk dat er positieve veranderingen zijn gebeurd na haar vorige bevindingen, hoewel er uiteraard nog vele verbeteringen nodig zijn.

Auditrapport

Algemene vaststellingen door Audit Vlaanderen

“Het lokaal bestuur Meise boekte de voorbije jaren vooruitgang wat betreft de aanpak van organisatiebeheersing”.

“De organisatie bepaalde actiepunten op basis van een degelijke zelfevaluatie en personeelsbevraging in 2018 en werkt er consequent mee verder.

De gemeente- en OCMW-raad keurden eind 2018 ook een kader voor organisatiebeheersing goed. Het blijft echter noodzakelijk om op een gestructureerde manier aan organisatiebeheersing te werken.”

“De afgelopen periode heeft de organisatie onder impuls van een positieve veranderingsdynamiek diverse processen hervormd die in deze audit aan bod komen:”

“Het (beleids)planningsproces werd degelijk aangepakt, met betrokkenheid van medewerkers, externe belanghebbenden en het politieke niveau. Het lokaal bestuur Meise heeft een degelijke methodiek uitgewerkt om haar volledige werking systematisch op te volgen. De organisatie zet in op een degelijk en geïntegreerd personeelsbeleid.”

Aanbevelingen

Audit Vlaanderen formuleerde aan de hand van hun vaststellingen, zie hierboven, enkele aanbevelingen. Aan de hand hiervan werden in samenspraak met het managementteam en het bestuur een aantal concrete acties vooropgesteld om hieraan tegemoet te komen. Voor elke aanbeveling werd een verantwoordelijke/initiator aangeduid, een streefdatum voor realisatie vooropgesteld en verschillende acties opgenomen.

De belangrijkste aanbevelingen van Audit Vlaanderen zijn:

“Implementeer een methode om kredieten accuraat te ramen en bij te sturen”

Vaak worden budgetten trager of sneller besteed dan gepland. Door hierover niet frequent genoeg te rapporteren loopt de organisatie volgens Audit Vlaanderen het risico te weinig zicht te hebben op de effectief beschikbare middelen.

De organisatie zal deze aanbeveling opnemen door in de toekomst de transparantie te verhogen waarbij er gewerkt zal worden met kwartaalrapporteringen met een standopgave van budgetverbruik voor de beleidsdoelstellingen en de recurrente kosten.

“Stuur de samenwerking tussen de administratie en het politieke niveau bij”

De relatie tussen politiek en administratie verloopt volgens Audit Vlaanderen niet altijd even vlot. Audit Vlaanderen geeft aan dat blijvende aandacht aan duidelijke rollen en verantwoordelijkheden cruciaal is om frustraties en een mogelijks negatieve invloed op de dagdagelijkse werking te vermijden.

De organisatie zal deze aanbeveling opnemen door regelmatig overleg te voeren tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam, het zal hierbij het naleven van de gemaakte afspraken evalueren.

“Neem maatregelen om de financiële werking te versterken”

Belangrijke risico’s in het inkomstenproces en aankoopproces zijn onvoldoende afgedekt, wat volgens Audit Vlaanderen kan leiden tot inkomstenverlies voor de gemeente.  De transparantie over financiële aspecten kan volgens Audit Vlaanderen verbeterd worden.

De organisatie zal aan deze aanbeveling tegemoet komen door het uitwerken van een efficiënt debiteurenopvolgingssysteem en het opnemen van de betalingsbevoegdheden in de kwartaalrapportering.

“Zet in op het verbeteren van de organisatiecultuur”

Audit Vlaanderen heeft gevraagd om een open communicatie bottom-up en top-down te voeren.

De organisatie zal deze aanbeveling opnemen door de overlegstructuur te actualiseren waarbij aandacht is voor een open communicatie in twee richtingen. Tot slot zullen er ook aangepaste teambuildingsactiviteiten georganiseerd worden.

“Versterk het facilitair management en volg het degelijk op”

De organisatie dient volgens Audit Vlaanderen haar facilitair beheer verder te versterken. De communicatie tussen de (uitvoerende) diensten kan daarbij volgens hen verbeterd worden om taken vlotter uit te oefenen.

De organisatie zal deze aanbeveling opnemen door interne kennisopbouw en -deling tussen alle collega’s/diensten te faciliteren.

Engagement

Het bestuur zal zich naar aanleiding van deze audit verder engageren om de positieve ingeslagen weg en de gemaakte vooruitgang verder te bewandelen. Het zal hierbij aan de hand van een realistisch stappenplan de aanbevelingen in samenwerking met de administratie uitvoeren en opvolgen.